张潍华就学校四届四次双代会召开的时间及会议的相关筹备情况进行了通报。她强调，双代会的召开，是学校民主政治建设中的一件大事，是教职工参与学校民主管理和民主监督的一种重要形式。为扎实做好会前各代表团的相关工作，张潍华要求，一要思想上高度重视，精心做好会前有关准备工作，保证大会顺利召开；二要认真组织好代表培训，进一步提高各位代表参与学校民主管理和民主监督的能力和水平；三要扎实做好代表提案工作，切实发挥代表提案在促进学校改革发展和维护教职工利益方面的重要作用。
会上，大会副秘书长办公室、组织部、工会负责人分别就各代表团代表变动调整情况、提案征集工作、代表培训工作等进行了部署和安排。各代表团团长还就会议的有关问题进行了讨论。