各部门、各院（系）：

根据《高等学校档案管理办法》的有关规定，结合学校档案工作实际，为切实做好2014年度的立卷归档工作，现就有关事项通知如下：

一、立卷归档范围

各部门、各院（系）在2014年1月1日至12月31日间形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同载体的材料均应归档，具体范围按照《潍坊医学院档案归档范围和保管期限表》执行。

二、立卷归档要求

（一）归档的文件材料，要遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系；要反映学校人才培养、科学研究、社会服务、教育管理等活动的全过程，保证其原始性、完整性、系统性、准确性；要对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（二）纸质文件、电子文件“双套制”归档。兼职档案员应熟练运用档案管理系统软件进行归档，做好文件著录、电子文件（包括文本文件、图片文件和视频音频文件）同步上传（涉密文件除外）工作，以便检索、利用。

（三）立卷归档责任到人。各部门、各院（系）兼职档案员负责档案材料的收集、组卷、立卷工作；分管领导负责督促本部门兼职档案员认真做好归档工作，并对归档的文件材料进行审核把关、签字。

（四）归档文件应为原件，合同必须为原件或正本。照片类要附有文字说明并上交光盘或电子图片。省级以上奖牌、奖杯及对外交流活动的纪念品、赠品等实物要附有简要的文字说明。    

（五）声像资料。要将照片、光盘等声像资料收集齐全，与相应的纸质文件材料一起归档，互注参见号，以便查找。归档的声像资料，若无相应的纸质材料，需附文字说明。

（六）档案材料的案卷目录和卷内文件目录一律用A4纸打印，字体、字号要统一；归档的文件材料应完整齐全，平整清洁，不应有破损和污染；超规格纸张要进行相应处理。

（七）要注意案卷卷皮中“卷内备考表”的填写。“本卷情况说明”需填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况，案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间；“立卷人”是指责任立卷者；“检查人”是指本部门、本院（系）审核把关的分管领导；“立卷时间”是指完成立卷的日期。若无情况说明，也须将立卷人、检查人、立卷时间填写完整，以示负责。

三、立卷归档时间        

根据档案立卷归档流程，4月20日前部门完成档案材料的初步分类、整理,交部门负责人审核；5月4～15日将初审后的材料送档案馆审核、编档号，领取卷皮；5月30日前完成拟写案卷标题，编写页号，打印卷内文件目录并上传原文，填写卷内备考表等工作，打印档案移交（接收）登记表（由档案管理系统网下载），将纸质和电子文档同时向学校档案馆移交。

档案是学校发展的历史记录、是校园文化的传承载体，希望各部门、各院（系）充分认识档案工作的重要性，加强领导，统筹安排，在规定时间内，高质量完成本单位的立卷归档工作。    

联系电话：2088，2093。

                           学校办公室

                            2015年3月10日